Otodom, Morizon, Gratka: eksport ogłoszeń bez przepisywania

Deweloper, który sprzedaje mieszkania przez Otodom, Morizon i Gratkę, zwykle ma tę samą ofertę w kilku miejscach naraz: na każdym portalu, na stronie inwestycji i w arkuszu działu sprzedaży. Dopóki lokali jest kilkanaście, da się to ogarnąć ręcznie. Przy kilku inwestycjach i częstych zmianach cen każda zmiana oznacza przepisywanie, a każda pomyłka to lokal sprzedany na stronie, a wciąż dostępny na portalu. Poniżej opisujemy, jak zorganizować eksport ogłoszeń z jednego źródła, utrzymać ceny i statusy w zgodzie oraz zbierać statystyki i zapytania z portali w jednym miejscu.

Problem: ta sama oferta w pięciu miejscach

Typowy obraz wygląda tak: opis lokalu powstaje w dokumencie tekstowym, zdjęcia i rzuty leżą na dysku, a ktoś z marketingu albo sprzedaży wystawia ogłoszenie na każdym portalu osobno. Gdy zmienia się cena, trzeba ją poprawić w panelu każdego portalu, na stronie inwestycji i w cenniku. Zapytania przychodzą mailem z każdego portalu z osobna i trafiają do skrzynek różnych osób.

Skutki są przewidywalne:

• ceny i statusy się rozjeżdżają, a klient dzwoni w sprawie lokalu, który od tygodnia jest zarezerwowany,
• ogłoszenia różnią się jakością, bo każde pisała inna osoba i w innym czasie,
• nikt nie wie, który portal działa, bo dane o wyświetleniach są w kilku panelach, a zapytania w kilku skrzynkach.

Jedno źródło ofert

Rozwiązanie zaczyna się od zasady: dane o lokalu są w jednym miejscu, a wszystko inne je stamtąd pobiera. Tym miejscem może być CRM, program do eksportu ofert albo system zbudowany pod procesy firmy. W tym źródle są:

• dane lokalu: numer, piętro, metraż, liczba pokoi, cena, status,
• treść ogłoszenia, najlepiej z szablonu, żeby każda oferta miała ten sam układ i komplet informacji,
• zdjęcia, wizualizacje i rzuty przypisane do lokalu,
• informacja, na które portale lokal ma trafić.

Warto też sprawdzać ogłoszenie przed publikacją: czy ma rzut, czy opis nie jest za krótki, czy cena i metraż się zgadzają. Braki widać wtedy w jednym miejscu, zanim oferta wyjdzie na zewnątrz, a nie po tygodniu na portalu.

Jak oferty trafiają na portale

Portale ogłoszeniowe przyjmują oferty z zewnętrznych programów na dwa sposoby: przez API albo przez pliki XML. Szczegóły zależą od portalu i warto je sprawdzić u źródła przed wyborem narzędzia.

Otodom. Na swojej stronie dla partnerów Otodom opisuje oba sposoby i zaleca API. Według portalu przy API ogłoszenia trafiają na Otodom w czasie rzeczywistym, wymiana danych działa w obie strony, a program dostaje informację o statusie ogłoszenia kilka sekund po eksporcie. Eksport przez XML odbywa się raz na kilka godzin, a Otodom nie zapewnia dla niego wsparcia technicznego. API Otodomu należy do grupy OLX i jest opisane publicznie: obejmuje dodawanie, zmianę i usuwanie ogłoszeń, a dokumentacja opisuje też odbieranie zapytań od kupujących przez powiadomienia (webhooki). Dostępność tej funkcji zależy od serwisu, a samo API wymaga danych dostępowych od operatora.

Morizon i Gratka. Oba portale należą do grupy Morizon-Gratka. W ofercie dla biur nieruchomości grupa wymienia integrację z popularnymi programami CRM i panel ze statystykami ogłoszeń. Publicznej dokumentacji technicznej importu nie znaleźliśmy, więc format i warunki trzeba ustalić z portalem albo z dostawcą programu, z którego eksportujesz.

Pośrednik zamiast wielu integracji. Wiele firm nie łączy się z każdym portalem osobno, tylko korzysta z programu, który już ma gotowe eksporty na wiele portali. Wtedy własny system wysyła oferty do tego programu, a on dalej na portale. To zwykle szybsza droga niż budowanie i utrzymywanie kilku integracji naraz.

Ceny i statusy: zmiana raz, wszędzie

Jedno źródło ofert ma sens tylko wtedy, gdy zmiana w nim rzeczywiście dociera wszędzie. Doradca, który oznacza lokal jako zarezerwowany, nie powinien pamiętać o trzech panelach portali i o stronie inwestycji. Zmiana ceny albo statusu wychodzi ze źródła do eksportu i na stronę.

Dwie rzeczy warto ustalić na początku:

• co się dzieje z ogłoszeniem sprzedanego lokalu: znika z portali od razu, czy zostaje ze statusem „sprzedany”, jeśli portal na to pozwala,
• jak szybko zmiana ma być widoczna. Przy eksporcie co kilka godzin przez chwilę mogą istnieć dwie wersje ceny. Dla zespołu sprzedaży lepiej o tym wiedzieć niż się dziwić.

Statystyki i zapytania w jednym miejscu

Każdy portal pokazuje statystyki ogłoszeń w swoim panelu i wysyła zapytania w swoim formacie. Zamiast logować się do kilku paneli, lepiej zbierać te dane obok ofert:

• wyświetlenia i zapytania przypisane do konkretnego ogłoszenia, a nie tylko do portalu,
• zapytania z portali razem z zapytaniami ze strony inwestycji, w jednej liście, z oznaczonym źródłem,
• przypisanie do doradcy, tak samo jak przy formularzu na stronie,
• historia klienta: jeśli ta sama osoba pytała przez portal i przez stronę, doradca widzi to jako jeden kontakt.

Część danych da się pobrać automatycznie, część tylko z powiadomień e-mail albo eksportu z panelu portalu. To zależy od portalu i rodzaju konta, więc zakres warto sprawdzić przed wdrożeniem.

Który portal przynosi zapytania

Wyświetlenia mówią niewiele. Liczy się to, ile zapytań przychodzi z każdego portalu i ile z nich kończy się rozmową, prezentacją albo rezerwacją. Do tego potrzebne są dwie rzeczy: źródło przypisane do każdego leada i statusy leadów prowadzone w jednym systemie.

Kiedy to działa, można porównać portale na tych samych danych: liczbę zapytań na ogłoszenie, odsetek zapytań, które doszły do prezentacji, i koszt abonamentu w przeliczeniu na zapytanie. Można też testować samo ogłoszenie: dwie wersje opisu albo zdjęcia głównego i sprawdzić, która przynosi więcej zapytań.

Przykład: Listing Manager

Dla działu sprzedaży Koneser Group zbudowaliśmy Listing Manager, system wewnętrzny, który łączy te elementy. Opisy ogłoszeń powstają z szablonów, a system ocenia każde ogłoszenie i sprawdza je przed publikacją. Gotowe oferty trafiają do systemu Agencja5000, a stamtąd na portale. Wyświetlenia, zapytania i leady są w jednym widoku, przypisane do konkretnej oferty, a testy A/B pokazują, która wersja ogłoszenia przynosi więcej zapytań. Wtyczka do WordPressa aktualizuje strony inwestycji: cenę albo status lokalu zmienia się raz, w Listing Managerze.

Jeśli Twój zespół wystawia oferty na każdym portalu osobno, zobacz, czym zajmujemy się w ramach systemów wewnętrznych, albo opowiedz nam, jak dziś wygląda Wasz proces.